Nie. Celem aplikacji nie jest zastępowanie księgowej ani programu księgowego. Biuro i Finanse ma przede wszystkim dawać Ci bieżący obraz tego, co dzieje się z pieniędzmi i dokumentami w gospodarstwie.

Księgowość odpowiada za rozliczenia. Ty na co dzień potrzebujesz odpowiedzi na inne pytania: co mam do zapłaty, kto powinien zapłacić mnie, kiedy mija termin, czego dotyczyła dana faktura i gdzie znajduje się konkretna umowa.

Dlatego aplikacja skupia się na codziennym zarządzaniu informacją finansową. Nie musisz czekać na podsumowanie okresu rozliczeniowego, żeby wiedzieć, jakie zobowiązania są przed Tobą i na jakie należności nadal czekasz. Księgowość rozlicza to, co się wydarzyło. Tutaj kontrolujesz to, co dzieje się teraz i co dopiero przed Tobą.

Saldo mówi, ile pieniędzy znajduje się na rachunku w konkretnej chwili. Nie mówi jednak, jaka część tej kwoty za kilka dni pójdzie na faktury, raty czy inne zobowiązania. Nie pokazuje też pieniędzy, które powinny do Ciebie wpłynąć.

Dlatego patrzenie wyłącznie na konto może dawać niepełny obraz. Gospodarstwo może mieć pieniądze na rachunku i jednocześnie mieć przed sobą duże płatności. Może być też odwrotnie: obecne saldo jest niższe, ale czekasz na należności za sprzedany plon.

Kiedy zestawiasz zobowiązania, należności i terminy, zaczynasz patrzeć na pieniądze z wyprzedzeniem. Wiesz nie tylko, ile masz dzisiaj, ale również co za chwilę tę kwotę zmieni.

Taki jest jeden z podstawowych powodów łączenia faktur z finansami. Dokument nie powinien kończyć swojego życia w momencie zapisania go w systemie. Z fakturą wiąże się konkretna kwota, kontrahent i termin, a często również płatność, której trzeba dopilnować.

Dzięki temu łatwiej rozdzielić sprawy zamknięte od tych, które nadal wymagają działania. Dotyczy to zarówno pieniędzy, które masz zapłacić, jak i należności za własną sprzedaż.

Ma to szczególne znaczenie przy większej liczbie dokumentów. Nie musisz przeglądać kolejnych faktur, żeby ustalić, czy wszystko zostało uregulowane. Dokument i pieniądze, które za nim stoją, pozostają częścią tej samej historii.

Samo przejście z papierowej faktury na elektroniczną nie rozwiązuje problemu zarządzania dokumentami. Zmienia się sposób, w jaki faktura trafia do obiegu, ale nadal trzeba wiedzieć, czego dotyczy, z kim jest związana, jaką ma wartość i czy wymaga płatności.

Dlatego e-faktury nie powinny tworzyć osobnego świata obok pozostałych finansów. RSEF, czyli Rolniczy Rejestr E-Faktur, ma pozwolić pracować z nimi w kontekście gospodarstwa i pozostałych informacji finansowych.

W praktyce chodzi o prostą rzecz: dokument elektroniczny ma być początkiem uporządkowanej informacji, a nie kolejnym plikiem do obsłużenia. Faktura trafia do systemu, ale później liczy się to, jak wpływa na płatności, dokumentację i rzeczywistą sytuację gospodarstwa.

Bo kontrahent to znacznie więcej niż nazwa firmy, NIP i numer telefonu. Z jednym dostawcą możesz mieć kilka faktur, umowę i historię zakupów. Z odbiorcą mogą wiązać się sprzedaż, należności i wcześniejsze dokumenty.

Kiedy każda z tych informacji znajduje się gdzie indziej, przed kolejną rozmową albo decyzją trzeba odtworzyć kontekst współpracy. Sprawdzić pocztę, znaleźć fakturę, wrócić do umowy albo przypomnieć sobie wcześniejsze ustalenia.

Powiązanie tych informacji pozwala patrzeć na kontrahenta przez historię rzeczywistej współpracy. Nie szukasz dokumentu i dopiero później sprawdzasz, kogo dotyczył. Zaczynasz od kontrahenta i masz przy nim kontekst potrzebny do dalszego działania.

Pojedynczo każdą z tych rzeczy można prowadzić gdzie indziej. Faktury w segregatorze, umowy w szufladzie, kontrahentów w telefonie, terminy w kalendarzu, a płatności sprawdzać na rachunku bankowym. Problem zaczyna się wtedy, kiedy trzeba połączyć kilka z tych informacji, żeby odpowiedzieć na jedno konkretne pytanie.

Ile jeszcze mam do zapłaty? Którego kontrahenta dotyczy ta należność? Do kiedy obowiązuje umowa? Skąd wziął się ten koszt? Czy faktura została już uregulowana?